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Guide PME · Médecin

Votre cabinet médical sans secrétariat débordé

PilotCrew prend les RDV 24/7, envoie les rappels, gère la liste d'attente et libère votre secrétaire pour l'accueil physique. Conformité ordres + RGPD intégrée.

Le problème, en vrai

  • Le secrétariat passe 4h/jour au téléphone à prendre des RDV banals au lieu de soigner l’accueil patient.
  • Le taux de no-show est à 22-28% — chaque créneau vide coûte le prix d'une consultation.
  • Les patients qui appellent à 19h ou le samedi tombent sur le répondeur et passent au confrère du quartier.
  • Doctolib coûte 109-359€/mois et vous laisse seul pour gérer les avis, les rappels SMS, la communication patientèle.

Setup en 5 minutes

Trois étapes, zéro code.

1
1. Importer votre agenda existant (Doctolib, Maiia, Calendly, Google)
OAuth standard. Vos créneaux actuels sont préservés, on ajoute juste la couche IA.
2
2. Configurer les types de consultation + durées
Consultation 25 min, urgence 15 min, bilan 45 min. Conditions d’éligibilité paramétrables (premier RDV obligatoire ? ordonnance requise ?).
3
3. Activer rappels SMS + Capi voice
SMS Telnyx FR (numéro local +33), Capi pour les appels téléphoniques en français. STOP géré pour la RGPD.

Cas d’usage concrets

Ce que vos agents font pour vous, semaine après semaine.

Agent Agenda

RDV 24/7 via page Cal.com publique

Lien personnel partagé en signature email + Google My Business. Patient choisit le créneau, confirmation immédiate, événement créé dans votre calendrier.

Agent vocal · Capi

Capi répond aux appels en français

« Cabinet du Dr Bertrand, bonjour. » Capi qualifie l’urgence (consultation normale vs urgence), propose un créneau, confirme par SMS. Vous gardez les appels critiques.

Agent Agenda

Rappels SMS J-1 18h + H-2

Double rappel SMS via numéro Telnyx FR. Taux de no-show passe de 25% à 7%. STOP géré automatiquement, créneau reproposé à la file d’attente.

Agent Agenda

Liste d’attente intelligente

Si annulation H-3, le prochain patient en file (par ordre de demande) reçoit un SMS « créneau dispo aujourd’hui 14h, répondez OUI ». 73% acceptent.

Agent Étoile

Avis Google demandés J+1 après consultation

SMS court avec lien direct vers votre fiche Google. Taux conversion 28-35%. Réponses générées validables en 1 clic.

Agent Compta

Facturation tiers payant

Édition de note d'honoraires CPAM, suivi des règlements SP/AT/CMU, alertes en cas de rejet. Synchronisation Mediclick / Helios.

ROI observé chez nos clients médecin

7%
no-show contre 25% en moyenne
4h/j
secrétariat libéré pour l'accueil
x3
avis Google en 6 mois

Questions fréquentes

C’est conforme au RGPD santé et aux règles de l’Ordre des médecins ?+
Oui. Hébergement de données de santé certifié HDS via notre partenaire Outscale (option payante €19/mois supplémentaire) ou Supabase Frankfurt si vous ne traitez pas de données médicales sensibles. Conformité ordre : aucune publication automatique ne mentionne de diagnostic, prescriptions ou identité patient. Mentions « assisté par IA » dans audit_logs (EU AI Act Art. 50).
Je peux garder Doctolib en parallèle ?+
Oui. La plupart des cabinets utilisent PilotCrew pour le voice (Capi), les rappels SMS, les avis Google et la communication patientèle, en gardant Doctolib pour le moteur de réservation. Synchronisation bidirectionnelle.
Les rappels SMS sont vraiment depuis un numéro français ?+
Oui, via Telnyx +33189316323 (Paris). Délivrabilité 99.8%. Mention « PilotCrew » dans le shortcode pour identifier l'expéditeur. STOP géré automatiquement (RGPD).
Combien ça coûte pour un médecin libéral ?+
Solo (€29) : 50 RDV/mois + 100 appels Capi. Starter (€49) : 200 RDV + multi-secrétaire. La plupart des cabinets libéraux sont sur Solo. Cabinets de groupe (3+ praticiens) : Growth (€149).

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  • Sécurité et conformité RGPD/HDS

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Produit

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  • Agent finance
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