Registre des activités de traitement — PilotCrew
Le présent registre est publié au titre de l'article 30 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) par KEY FOR AI SAS(éditeur de PilotCrew), SIRET 994 487 775 00011. Il inventorie les traitements de données personnelles que la plateforme effectue pour le compte de ses clients (en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28) et ceux qu'elle effectue pour son propre compte (en qualité de responsable de traitement).
📋 Document opposable
Dernière mise à jour : 2026-05-23. Toute modification matérielle de ce registre fait l'objet d'un versioning git public et d'une notification aux clients sous 30 jours. Pour la version PDF signée ou pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition), écrivez à dpo@pilotcrew.io.
Coordonnées du responsable et du DPO
- Responsable du traitement: KEY FOR AI SAS, siège social en France, SIRET 994 487 775 00011.
- Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@pilotcrew.io.
- Représentant client : chaque tenant client PilotCrew est seul responsable de ses propres traitements ; PilotCrew agit en sous-traitant pour son compte ([DPA Article 28](/legal/dpa)).
Traitements inventoriés
Pour chaque traitement, les 8 mentions obligatoires de l'article 30 §1 RGPD : finalité, base légale, personnes concernées, catégories de données, destinataires, transferts hors UE, durée de conservation, mesures de sécurité.
Agent vocal Capi — appels entrants et sortants
- Finalité
- Réception et traitement des appels téléphoniques entrants vers le numéro PilotCrew (et appels sortants B2B de prospection autorisés), qualification, prise de RDV, génération d'un résumé écrit.
- Base légale
- Intérêt légitime du client PilotCrew (Art. 6.1.f RGPD) pour la qualification commerciale ; consentement (Art. 6.1.a) lorsque l'appel relève d'un démarchage B2C.
- Personnes concernées
- Personnes appelant ou appelées par le numéro PilotCrew du client.
- Catégories de données
- Numéro de téléphone
- Contenu de l'appel (audio + transcription textuelle)
- Nom, email, société (si fournis pendant l'appel via tool capture_lead)
- Horodatage et durée de l'appel
- Résumé structuré généré par l'IA
- Destinataires
- Équipe interne du client PilotCrew ; sous-traitants (VAPI pour l'orchestration vocale, OpenAI/Anthropic/ElevenLabs pour la génération, Telnyx pour le transport PSTN, Supabase pour la persistance).
- Transferts hors UE
- Aucun transfert structurel hors UE. Les appels transitent par Telnyx (carrier multi-zones, sélection EU possible) ; les LLM appelés sont hébergés selon leur configuration EU/US — un mode EU-only peut être activé par tenant.
- Durée de conservation
- Audio : 30 jours par défaut (configurable par tenant, max 12 mois). Transcription + résumé : 12 mois. Lead capturé : conservation contractuelle B2B (3 ans après dernier contact).
- Mesures de sécurité
- TLS 1.3 sur tous les transports
- Authentification par signature Ed25519 sur les webhooks Telnyx
- Authentification par shared secret timing-safe sur les webhooks VAPI
- RLS Supabase par tenant_id
- Pas de stockage de carte bancaire (Stripe tokenization)
Agent contenu Rédac — génération SEO, blog, social, email
- Finalité
- Génération de contenus rédactionnels (articles, posts sociaux, emails, newsletters) à partir d'un brief fourni par le client.
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) — la génération est commandée par le client.
- Personnes concernées
- Aucune donnée personnelle obligatoire en entrée. Si le brief mentionne des personnes (témoignage client, étude de cas), elles deviennent personnes concernées.
- Catégories de données
- Texte du brief
- Texte généré
- Métadonnées (titre, type, plateforme cible)
- Destinataires
- Équipe interne du client ; sous-traitants LLM (OpenAI, Anthropic, xAI, Google selon le routage agent).
- Transferts hors UE
- Possible selon le LLM routé. Le client peut limiter au sous-ensemble EU-only via les paramètres tenant.
- Durée de conservation
- Contenus persistés tant que le tenant est actif ; suppression sous 30 jours après résiliation.
- Mesures de sécurité
- Quality_score IA + statut de revue obligatoire avant publication
- RLS Supabase par tenant_id
- Chiffrement at-rest Supabase
Agent social Buzz — publication LinkedIn / (Instagram + Facebook en cours)
- Finalité
- Publication automatique de contenus sur les réseaux sociaux du client (LinkedIn aujourd'hui ; Instagram Business et Facebook Pages en cours de livraison).
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) ; consentement OAuth explicite du client pour chaque réseau connecté.
- Personnes concernées
- Le client (titulaire des comptes) ; les personnes mentionnées dans les publications éventuellement.
- Catégories de données
- Tokens OAuth chiffrés
- Contenu publié
- Métriques de performance (impressions, engagement)
- Destinataires
- LinkedIn API, Meta Graph API (Instagram + Facebook).
- Transferts hors UE
- LinkedIn (Microsoft, USA — Standard Contractual Clauses). Meta (USA — SCC + Data Privacy Framework).
- Durée de conservation
- Tokens : durée du contrat. Contenus : tant que le tenant est actif.
- Mesures de sécurité
- Tokens chiffrés via lib/crypto avant insert
- Rotation OAuth sur expiration du refresh_token
- RLS Supabase
Agent support Assist — chatbot embarqué
- Finalité
- Réponse automatisée aux questions des visiteurs du site web du client via widget intégré.
- Base légale
- Intérêt légitime du client (Art. 6.1.f) pour le support client ; information du visiteur via bandeau cookies + politique de confidentialité.
- Personnes concernées
- Visiteurs des sites web ayant intégré le widget.
- Catégories de données
- Contenu de la conversation
- Adresse IP (anonymisée par troncature avant persistance)
- User-agent (anonymisé)
- Email du visiteur si fourni
- Destinataires
- Équipe interne du client ; LLM via PilotCrew.
- Transferts hors UE
- Selon LLM routé, configurable EU-only.
- Durée de conservation
- 90 jours pour conversations anonymes, 12 mois si lead identifié.
- Mesures de sécurité
- Token chatbot par tenant (race-safe via RPC atomique, migration 062)
- IP truncation (RFC 7239) avant persistance
- CSP strict sur le widget
Agent réputation Étoile — collecte et réponse aux avis
- Finalité
- Synchronisation des avis Google Business Profile et Trustpilot, génération et publication de réponses.
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b) + consentement OAuth du client.
- Personnes concernées
- Auteurs des avis (déjà publics sur les plateformes sources).
- Catégories de données
- Nom affiché public
- Texte de l'avis
- Note
- Date
- Destinataires
- Google MyBusiness API, Trustpilot Business Units API.
- Transferts hors UE
- Google (USA — DPF). Trustpilot (Danemark, UE).
- Durée de conservation
- Conservés tant que l'avis est public sur la plateforme source.
- Mesures de sécurité
- Clé API Trustpilot chiffrée
- OAuth Google rotation refresh_token
Agent prospection Prospecto — séquences multicanal B2B
- Finalité
- Prospection commerciale B2B : ciblage ICP, enrichissement, séquences email + LinkedIn (+ voix sortante en cours).
- Base légale
- Intérêt légitime (Art. 6.1.f) — prospection B2B ; conformité Bloctel et Code de la consommation Art. L. 223-1 pour tout volet B2C.
- Personnes concernées
- Contacts professionnels (B2B).
- Catégories de données
- Nom complet, fonction, société
- Email professionnel
- URL LinkedIn
- Téléphone professionnel (le cas échéant)
- Historique des messages envoyés/reçus
- Destinataires
- Apollo.io (enrichissement), Resend (email transactionnel), LinkedIn (séquences).
- Transferts hors UE
- Apollo (USA — SCC). LinkedIn (USA — SCC + DPF). Resend (UE/USA selon région).
- Durée de conservation
- 3 ans après dernier contact (durée légale prospection B2B France).
- Mesures de sécurité
- RLS Supabase par tenant_id avec gate admin sur /dashboard/crm
- Vérification opposition Bloctel pré-appel pour le volet vocal sortant B2C
- Quality-judge IA gating sur les messages avant envoi
Agent comptabilité — factures, TVA, export FEC
- Finalité
- Génération de factures, gestion TVA, relances impayés, export FEC vers cabinet comptable (Pennylane, Cegid, Sage par import FEC standard).
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b) ; obligation légale comptable (Art. 6.1.c).
- Personnes concernées
- Clients du client PilotCrew.
- Catégories de données
- Raison sociale
- SIRET
- Adresse de facturation
- Numéro TVA
- Montants
- Destinataires
- Cabinet comptable du client via FEC ; Pennylane (si OAuth connecté).
- Transferts hors UE
- Aucun — données strictement européennes.
- Durée de conservation
- 10 ans (durée légale conservation des pièces comptables, Code de commerce L. 123-22).
- Mesures de sécurité
- RLS Supabase
- Chiffrement at-rest
- Audit_logs sur chaque mutation facture
Agent devis Devisco — génération, envoi, signature
- Finalité
- Génération de devis à partir d'un brief, envoi au prospect, suivi du cycle (envoyé, accepté, refusé, expiré), déclenchement facturation Stripe à signature.
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Prospects et clients du client PilotCrew.
- Catégories de données
- Nom client
- Montants TTC
- Taux TVA
- Détail prestations
- Destinataires
- Stripe (paiement) ; cabinet comptable via FEC.
- Transferts hors UE
- Stripe (USA — DPF + SCC).
- Durée de conservation
- 10 ans pour les devis acceptés (cohérence avec conservation facture).
- Mesures de sécurité
- RLS Supabase
- Audit_logs
- Idempotency keys sur les webhooks Stripe
Authentification et gestion de compte
- Finalité
- Identification, authentification et gestion du cycle de vie du compte utilisateur PilotCrew.
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Utilisateurs PilotCrew (administrateurs et collaborateurs du tenant).
- Catégories de données
- Nom complet
- Hash du mot de passe (lorsque pas d'OAuth)
- IP de connexion
- User-agent
- Destinataires
- Supabase Auth (Frankfurt) ; fournisseurs OAuth si utilisés (Google).
- Transferts hors UE
- Aucun pour Supabase. Google (DPF) si OAuth Google.
- Durée de conservation
- Durée du contrat + 30 jours de grâce (cf. /api/settings/gdpr-delete) ; logs IP 12 mois.
- Mesures de sécurité
- Hash bcrypt côté Supabase
- MFA optionnel
- Rate limiting
Facturation et abonnements PilotCrew
- Finalité
- Gestion de l'abonnement client à PilotCrew, prélèvement Stripe, émission des factures.
- Base légale
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b) ; obligation légale comptable (Art. 6.1.c).
- Personnes concernées
- Représentants légaux et facturation du client.
- Catégories de données
- Raison sociale
- SIRET/TVA
- Adresse
- Tokens de carte (jamais le PAN)
- Destinataires
- Stripe.
- Transferts hors UE
- Stripe (USA — DPF + SCC).
- Durée de conservation
- 10 ans (Code de commerce L. 123-22).
- Mesures de sécurité
- PCI DSS via tokenization Stripe
- Audit_logs sur chaque transaction
Sous-traitants ultérieurs (Art. 28 §2 RGPD)
La liste suivante est tenue à jour. Toute addition d'un sous-traitant ultérieur fait l'objet d'une notification préalable aux clients qui peuvent s'y opposer dans un délai de 14 jours, conformément à la clause sous-traitance ultérieure du DPA.
| Sous-traitant | Service | Localisation | Cadre juridique transfert |
|---|---|---|---|
| Supabase | Hébergement BDD PostgreSQL + Auth | Frankfurt (UE) | Localisation UE |
| Vercel | Hébergement Next.js (functions + static) | Paris/Francfort (UE) | Localisation UE |
| Anthropic (Claude) | LLM génération texte | USA | SCC + DPA |
| OpenAI | LLM texte + Realtime voice | USA | SCC + DPA |
| Google (Gemini, MyBusiness) | LLM + API avis | USA | DPF + SCC |
| xAI (Grok) | LLM alternatif | USA | SCC |
| ElevenLabs | Synthèse vocale (TTS) FR | USA | SCC + DPA |
| VAPI | Orchestration agent vocal | USA | SCC + DPA |
| Telnyx | PSTN + SIP + SMS | USA (PoP EU disponibles) | SCC + DPA |
| Resend | Email transactionnel | USA/UE | DPA + SCC |
| Stripe | Paiement + abonnements | USA/IE | DPF + SCC + PCI DSS |
| Apollo.io | Enrichissement contacts B2B | USA | SCC |
| Trustpilot | API avis (lecture) | Danemark (UE) | Localisation UE |
| Langfuse | Observabilité prompts | UE | Localisation UE |
| Sentry | Suivi erreurs runtime | USA | SCC + DPA |
SCC = Clauses Contractuelles Types (UE). DPF = EU-US Data Privacy Framework. DPA = Data Processing Agreement signé.
Droits des personnes concernées
Conformément aux articles 12 à 22 RGPD, toute personne dont les données sont traitées peut exercer ses droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition par email à dpo@pilotcrew.io. Un utilisateur connecté peut également déclencher l'effacement automatisé (30 jours de grâce) depuis ses paramètres compte (endpoint /api/settings/gdpr-delete).
En cas de litige, la CNILest l'autorité de contrôle compétente pour PilotCrew.