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Facto · Impayés · français
Le retard qu’on n’ose pas relancer, c’est celui qui s’installe.
Facto prépare un rappel avant même l'échéance, puis enchaîne les paliers après : rappel, relance, ton ferme. Au-delà de 30 jours, la mise en demeure est rédigée, mais elle ne part jamais sans votre validation. Depuis votre boîte Gmail si elle est connectée, jamais au nom de PilotCrew.
Paliers testés (22 tests) · mise en demeure toujours validée par vous · purge des données 48h après règlement · inclus dans tous les plans dès 2 490 €/an.
Vous gardez la main. Facto prépare le travail. Relisez et validez les documents ou contenus avant publication ou envoi, selon les fonctions et autorisations configurées.
01 · Extrait du journal de bord
La facture de Martin Dubois a 12 jours de retard, on en est où ?
Le rappel neutre est parti à J+1, la relance à J+8 aussi. Ton ferme et pénalités légales à J+16 si ça continue.
Au-delà de 30 jours, je prépare la mise en demeure. Elle attend toujours votre validation avant de partir.
Exemple illustratif du déroulé. Facto prépare, vous validez avant tout envoi.
02 · Exemple : le déroulé d'une facture en retard
- •J-10 avant l'échéance : rappel préventif envoyé, ton de service (« votre facture arrive à échéance le X »).
- •J+1 à J+7 : facture toujours impayée, rappel neutre, on suppose l'oubli.
- •J+8 à J+15 : relance, l'échéance dépassée est rappelée.
- •J+16 à J+30 : ton ferme, les pénalités dues de plein droit sont mentionnées.
- •Au-delà de J+30 : mise en demeure rédigée et déposée dans votre file d'attente, elle ne part jamais sans votre clic.
Chaque palier respecte au moins 5 jours avec le précédent, et le préventif ne se rattrape pas après l'échéance : une facture découverte en retard part directement au rappel, jamais au préventif.
De zéro à la valeur en 5 étapes
Vous gardez le contrôle à chaque étape : vous validez, Facto exécute.
Connectez Gmail (optionnel)
Sans connexion, les relances partent quand même, à votre nom d'affichage.
Vos factures sont déjà suivies
Chaque facture avec une échéance entre dans la machine à états, sans configuration.
Les paliers s’enchaînent
Préventif, rappel, relance, ton ferme : chacun respecte l’ordre et le délai minimal avec le précédent.
Vous validez la mise en demeure
Passé 30 jours, le courrier est prêt mais attend votre clic : la seule étape qui ne part jamais seule.
Vous gardez la main
Mettez une facture en pause ou en litige : la relance s’arrête net.
3 cas concrets
Trois exemples d’usage au quotidien.
Consultant indépendant
Le problème. Un client qui traîne à payer, et personne n'ose relancer pour ne pas abîmer la relation.
Le flow. La facture dépasse son échéance : un rappel neutre part à J+1, à votre ton, à votre nom. Si rien ne bouge, la relance à J+8 puis le ton ferme à J+16 prennent le relais, pénalités légales rappelées.
Résultat. Vous n'avez plus à choisir entre encaisser et rester correct : le ton monte progressivement, sans vous.
Artisan BTP
Le problème. Facture envoyée en fin de chantier, échéance à 30 jours, et aucune alerte avant que le retard ne soit déjà là.
Le flow. Dix jours avant l'échéance, un rappel préventif part : « votre facture arrive à échéance le X ». Simple rappel de service, pas de réclamation.
Résultat. Le rappel part avant le problème, pas après.
Agence de services
Le problème. Un impayé installé depuis 6 semaines, et la mise en demeure fait peur à rédiger seul (les bons montants, les bonnes formules).
Le flow. Passé J+30, Facto prépare le courrier avec l'indemnité forfaitaire de 40 € (article D441-5) et les mentions requises. Il reste dans votre file d'attente : rien ne part sans votre validation.
Résultat. Le courrier juridique est prêt, la décision de l'envoyer reste la vôtre.
Ce que Facto fait pour vous
Préventif avant l'échéance, pas seulement après
Un rappel de service part 10 jours avant la date d'échéance (fenêtre J-10 à J-5) : le geste relationnel qui évite l'impayé plutôt que de le poursuivre. Passé ce délai, il ne se rattrape pas : une facture découverte en retard part directement au rappel.
Envoyé depuis votre boîte, pas au nom de PilotCrew
Si votre compte Gmail est connecté, la relance part de votre adresse et rejoint le fil d'échanges existant avec votre client. Sinon, repli automatique sur un envoi à votre nom d'affichage.
La mise en demeure ne part jamais seule
Au-delà de 30 jours de retard, le courrier de mise en demeure est rédigé et déposé dans votre file d'attente. Il attend toujours votre validation : la seule étape que l'automatisation ne franchit pas.
L'indemnité de 40 € et les bons montants
L'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D441-5 du code de commerce) et les pénalités de retard sont dues de plein droit dès l'échéance dépassée : la cadence de relance est un choix commercial, jamais une condition.
Vos données de relance ne traînent pas
Une fois la facture réglée, les données de traitement de l'impayé sont purgées sous 48 heures (délibération CNIL n°2021-130). La facture elle-même reste conservée pour la durée légale comptable : ce sont deux horloges différentes.
Toujours au nom de votre entreprise
L'agent écrit systématiquement en votre nom, jamais au nom de PilotCrew : aucune commission, aucun flux d'argent qui transite par nous, rien qui vous présente comme ayant délégué le recouvrement à un tiers.
Tout ce que Facto sait faire
La vue d’ensemble, chaque point est détaillé plus haut sur cette page.
Envoie un rappel préventif 10 jours avant l'échéance (fenêtre J-10 à J-5)
Ne rattrape jamais le préventif après l'échéance : direction le rappel
Enchaîne rappel (J+1), relance (J+8), ton ferme (J+16), dans cet ordre, sans sauter une étape
Respecte un délai minimal de 5 jours entre deux relances
S'arrête net si le client conteste la facture ou si vous mettez la facture en pause
Envoie depuis votre boîte Gmail connectée, avec repli automatique si elle est indisponible
Rédige la mise en demeure au-delà de 30 jours, sans jamais l’envoyer sans votre validation
Cite l'indemnité forfaitaire de 40 € due de plein droit (article D441-5)
N'invente aucun montant : pénalités et indemnité sont dues indépendamment de la relance
Purge les données de traitement de l'impayé 48h après règlement (CNIL n°2021-130)
Écrit toujours au nom de votre entreprise, jamais au nom de PilotCrew
Ne prélève aucune commission sur les sommes recouvrées
Vérifie qu'un email et un nom de client existent avant d'écrire à qui que ce soit
Facto ne travaille pas seul
Les agents PilotCrew partagent le contexte de votre entreprise (brand voice, ICP, clients) et se passent le relais sur le même dossier.
FAQ
Un palier de relance part-il vraiment tout seul ?
Pas encore tout seul en tâche de fond : l'agent calcule le bon palier (rappel préventif, rappel, relance, ton ferme, ou mise en demeure) en respectant l'ordre et un délai minimal de 5 jours entre deux envois, rédige le texte à votre ton, et vous cliquez pour l'envoyer. Rien ne part sans ce clic, y compris pour les paliers les plus doux.
Est-ce du recouvrement pour le compte de tiers ?
Non. L'agent écrit toujours au nom de votre entreprise, jamais au nom de PilotCrew, sans commission ni flux d'argent qui transite par nous. Cette distinction (article R124-1 du code des procédures civiles d'exécution) sépare un créancier qui automatise ses propres relances d'une agence de recouvrement tierce, que nous ne sommes pas.
Quelles sont les mentions légales exactes ?
L'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D441-5 du code de commerce) est due de plein droit dès l'échéance dépassée, indépendamment de toute relance. L'absence des mentions de délai de paiement sur une facture expose à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une personne morale (article L441-16 du code de commerce).
Comment ça se compare aux outils de relance dédiés ?
Le premier palier d'un outil dédié démarre à 134 € HT/mois (Clearnox), LeanPay à 245 €/mois. Facto est inclus dans tous les plans PilotCrew, dès 2 490 €/an, aux côtés de vos autres agents.
Est-ce que ça a déjà tourné pour un vrai client ?
Le moteur est testé (22 tests unitaires sur les paliers, l'ordre, le délai minimal, la purge des données), mais aucune relance n'est encore partie sur la facture d'un client réel. C'est un agent tout juste sorti d'Agents Studio : testé, pas encore éprouvé en conditions réelles, et nous le disons ici plutôt que de vous laisser le découvrir.
Que se passe-t-il si mon client conteste la facture ?
Vous marquez la facture en litige, et l'agent s'arrête net : aucune relance supplémentaire ne part tant que le litige n'est pas levé, pour ne pas aggraver un désaccord déjà ouvert.
Que deviennent les données une fois la facture payée ?
Les données de traitement de l'impayé (historique des relances, statut) sont purgées automatiquement 48 heures après le règlement, conformément à la délibération CNIL n°2021-130. La facture elle-même reste conservée pour la durée légale comptable, ce sont deux sujets distincts.
Inclus dans tous les plans
Équipage
2 490 €/an
Recouvrement inclus · 3 sièges · export FEC
Autopilote
4 990 €/an
Recouvrement inclus · illimité · API
Démarrer 14 jours gratuits
Carte débitée seulement à la fin de l'essai. Annulation en 1 clic.
Le cadre légal, aux bons montants
Deux textes encadrent la relance d’impayés entre professionnels, et les montants ont changé au fil des années : les citer faux est pire que ne pas les citer. L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D441-5 du code de commerce) est due de plein droit dès que l’échéance est dépassée, qu’une relance parte ou non. Et l’absence des mentions de délai de paiement sur une facture expose à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 2 000 000 € pour une personne morale (article L441-16 du code de commerce).
Pourquoi ce n’est pas du recouvrement pour compte de tiers
Un créancier qui automatise ses propres relances n’entre pas dans le champ du recouvrement amiable pour le compte d’autrui au sens de l’article R124-1 du code des procédures civiles d’exécution : c’est réservé aux agences tierces qui agissent contre commission. Trois règles verrouillent cette frontière ici : l’agent écrit toujours au nom de votre entreprise, jamais au nom de PilotCrew ; aucun flux d’argent ne transite par nous, aucune commission au succès ; rien ne présente PilotCrew comme l’entité qui recouvre.
Face aux outils de relance dédiés
Le premier palier d’un outil de relance dédié démarre à 134 € HT par mois (Clearnox), LeanPay à 245 €/mois. Tout le bas de cette fourchette est vide : Facto est inclus dans chacun de nos plans, dès 2 490 €/an, aux côtés de vos autres agents (devis, facturation, support, contenu).
Le statut du moteur, sans détour
Ce que vous lisez ici décrit un moteur réellement codé et testé, pas une intention. La machine à états (paliers, ordre, délai minimal, purge des données) a 22 tests qui passent. Ce que nous ne prétendons pas : qu’elle a déjà relancé la facture d’un client réel. Elle ne l’a pas encore fait. Vous êtes parmi les premiers à pouvoir l’essayer sur vos propres factures.
Vos factures en retard, suivies sans que vous ayez à y penser
14 jours gratuits, résiliable en 1 clic. Le moteur est testé, la mise en demeure ne part jamais sans vous.
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