Vos équipes perdent 9 heures par mois à chercher des informations dans les drives, les emails et les classeurs.
Un assistant RAG change cela. Il répond en puisant directement dans vos procédures, contrats, offres techniques et retours clients.
Quatre PME industrielles et de services entre 18 et 140 salariés l’ont déployé en moins de 6 semaines. Voici la méthode exacte.
## Commencez par les 15 questions qui reviennent le plus souvent
Notez noir sur blanc les questions que vos collaborateurs posent chaque semaine.
« Quelle est notre marge réelle sur le produit X ? »
« Comment répondre à une réclamation client sur un retard de livraison ? »
« Quelles sont les conditions de paiement négociées avec le fournisseur Y ? »
Limitez-vous à 15 questions maximum. Ce sont vos cas d’usage prioritaires. Ils dictent tout le reste du projet.
Sans cette étape, vous construisez un outil que personne n’utilisera. Avec elle, vous obtenez un taux d’adoption supérieur à 70 % en 30 jours.
## Nettoyez vos sources de connaissance avant de les charger
Rassemblez les documents réellement utilisés : manuel qualité, fiches produits, contrats cadres, process commerciaux, retours SAV des 24 derniers mois.
Supprimez les versions obsolètes. Convertissez les PDF scannés en texte. Fusionnez les fichiers qui disent la même chose.
Visez entre 80 et 250 documents pour la première version. Une PME de l’agroalimentaire a commencé avec 112 fichiers et obtenu des réponses exploitables dès le premier test.
La qualité des réponses dépend à 80 % de la qualité des sources. Pas du modèle.
## Choisissez une infrastructure conforme et maîtrisable
Privilégiez les solutions qui respectent le RGPD sans négociation. Plusieurs outils français ou européens permettent de garder les données sur le territoire : Dust, Glean, ou des stacks open-source hébergées chez Scaleway ou OVH.
Évitez les solutions qui obligent à tout envoyer chez OpenAI sans contrôle.
Une solution bien choisie s’installe en 48 heures et coûte entre 450 € et 1 800 € par mois pour une PME de 80 personnes. Le ROI apparaît généralement avant le quatrième mois.
## Connectez, testez, corrigez en boucle pendant 3 semaines
Chargez les documents. Posez vos 15 questions prioritaires. Notez chaque réponse fausse, incomplète ou trop vague.
Ajoutez le document manquant ou modifiez le chunking. Reformulez la question système. Testez à nouveau.
Répétez ce cycle trois fois. Après le troisième tour, une entreprise de machines spéciales a atteint 89 % de réponses jugées « immédiatement exploitables » par ses commerciaux et techniciens.
Cette phase d’ajustement est non négociable. Elle fait la différence entre un gadget et un outil que vos équipes utilisent tous les jours.
## Mesurez le temps gagné et transformez l’usage
Après 90 jours, relevez trois chiffres : nombre de questions posées par semaine, temps moyen passé à chercher l’information avant/après, et nombre d’erreurs évitées grâce aux réponses.
Une société de 47 salariés dans le secteur du bâtiment a constaté 11,4 heures gagnées par collaborateur et par mois. Ses chefs d’atelier ont réduit de 34 % les appels au bureau d’études pour retrouver une spécification technique.
Transformez ces gains en actions : réaffectation du temps sur des tâches à plus forte valeur, diminution des heures supplémentaires, ou accélération des cycles de vente.
L’assistant devient alors un levier de marge, pas seulement un outil de productivité.
L’étape suivante consiste à connecter cet assistant à vos outils métier (ERP, CRM, GED). Les PME qui franchissent cette étape passent d’un gain de temps à une véritable augmentation de capacité.
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